ca03f9ac

Meer bereiken met minder: De 80-20 Regel

Wed, 10 Jul 2024 08:55:02 GMT

Ken je dat? Je rent het vuur uit je sloffen, maar aan het einde van de dag heb je het gevoel dat je geen stap dichter bij je doel bent gekomen. Of er staan 5 taken op je lijstje, maar omdat je zo bleef schaven aan dat ene rapport, heb je er met moeite één af kunnen vinken.

In beide gevallen kan de 80-20 regel een handig hulpmiddel zijn. Het helpt je om beter te prioriteren en perfectionisme te overwinnen . Op die manier ben je een stuk productiever en liggen je doelen binnen handbereik.

Wat is de 80-20 Regel?

De 80-20 regel is ook wel bekend als het Pareto-principe, vernoemd naar de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto.

In essentie stelt de 80-20 regel dat 80% van de resultaten afkomstig is van 20% van de inspanningen. Dit betekent dus dat een klein deel van je inspanningen verantwoordelijk is voor het grootste deel van je resultaten .

Het is geen strikte, universele wet, maar eerder een generalisatie die in veel verschillende contexten vaak verrassend accuraat blijkt te zijn.

De 80-20 Regel toegepast op productiviteit

De 80-20 regel kun je toepassen op productiviteit. Bijvoorbeeld dor het stellen van de juiste prioriteiten of juist het elimineren van tijdverspillers. Ook is het een goed wapen tegen perfectionisme.

Stel de juiste prioriteiten

De 80-20 regel kan helpen bij het stellen van prioriteiten. Door te identificeren welke 20% van je activiteiten verantwoordelijk zijn voor 80% van je resultaten, kun je je focus verleggen naar deze kernactiviteiten. Dit helpt je om je tijd en energie efficiënter te gebruiken:

Stap 1: Analyseer je takenlijst

Kijk met een kritische blik naar je takenlijst. Welke taken hebben de grootste impact op je doelen? Dit kunnen projecten, vergaderingen of specifieke werkactiviteiten zijn.

Stap 2: Prioriteer deze taken

Maak ee n prioriteitenlijst waarin je de belangrijkste taken bovenaan zet. Zorg ervoor dat je deze taken eerst afhandelt voordat je aan minder belangrijke taken begint.

Elimineer tijdverspillers

Je kunt dit ook omdraaien. Veel van wat we dagelijks doen draagt weinig bij aan onze belangrijkste doelen. Door je te concentreren op de 20% die er echt toe doet, kun je onnodige activiteiten elimineren:

Stap 1: Identificeer tijdverspillers

Bekijk je dagelijkse routine en identificeer activiteiten die weinig tot geen waarde toevoegen. Dit kunnen overbodige vergaderingen, tijdrovende e-mails of sociale media zijn.

Stap 2: Beperk deze activiteiten

Zet limieten op de tijd die je aan deze activiteiten besteedt. Bijvoorbeeld, stel specifieke tijden in voor het controleren van e-mails of sociale media.

Tem je perfectionisme

Perfectionisme kan een grote belemmering zijn voor productiviteit. Het streven naar perfectie kan verlammend werken waardoor je vastloopt en uiteindelijk minder gedaan krijgt. De 80-20 regel kan hierbij helpen.

In plaats van te streven naar perfectie, focus je op het bereiken van een niveau van kwaliteit dat goed genoeg is om je doel te bereiken. Dit betekent dat je 80% van het werk doet dat nodig is om een taak op een bevredigend niveau af te ronden, in plaats van te proberen de laatste 20% perfect te maken, wat vaak onevenredig veel tijd kost:

Stap 1: Stel kwaliteitsnormen vast

Bepaal wat het minimale kwaliteitsniveau is dat je nodig hebt om succesvol te zijn. Dit kan per taak variëren, maar het idee is om een realistische standaard te hebben in plaats van een perfecte.

Stap 2: Evalueer en pas aan

Na het voltooien van een taak, evalueer je het resultaat en bepaal je of verdere verbeteringen echt noodzakelijk zijn.

De 80-20 regel is een krachtig hulpmiddel dat je kan helpen om je productiviteit te verhogen en perfectionisme te overwinnen. Door je te concentreren op de taken en activiteiten die de grootste impact hebben en door jezelf te bevrijden van de behoefte aan perfectie, kun je meer bereiken met minder inspanning.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!

Dé klassieker binnen het timemanagement: De Pomodoro techniek

Wed, 22 May 2024 13:56:00 GMT

Ben jij meteen productief als je werkdag begint? Ik heb hier eerlijk gezegd wat moeite mee. Vaak heb ik zeer hoge verwachtingen van wat ik op een dag gedaan kan krijgen, maar als ik ’s ochtends achter mijn computer kruip, komt er niets uit mijn handen.

Op dit soort dagen grijp ik vaak naar een klassieker binnen het timemanagement; De Pomodoro techniek .

Een techniek waar je maar één simpele tool voor nodig hebt, een (kook)wekker.

De Pomodoro techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door Francesco Cirillo. De naam van de techniek, 'pomodoro', is Italiaans voor 'tomaat', en werd geïnspireerd door Cirillo's gebruik van een tomaatvormige kookwekker tijdens het studeren.

Hoe werkt de Pomodoro techniek?

De Pomodoro techniek is heel eenvoudig en bestaat uit de volgende stappen:

1. Kies een taak

Begin met het selecteren van een taak waar je aan wilt werken. Je kunt ook kiezen voor een lijst met een aantal kleine taken.

2. Stel een timer in

Stel een timer in voor 25 minuten , ook wel een 'Pomodoro' genoemd. Gedurende deze tijd ga je gefocust aan je gekozen taak werken. Om afleiding te voorkomen kun je je telefoon wegleggen en een timer gebruiken op je computer. Zoek op internet naar ‘pomodoro timer’ en je vindt snel een simpele online variant.

3. Werk intensief

Probeer zonder enige afleiding of onderbreking aan de taak te werken tijdens de 25 minuten durende Pomodoro. Merk je dat je deze tijd te lang of de kort vindt, pas de tijd dan aan naar jouw behoefte, maar houd deze altijd binnen het bereik van minimaal 15 en maximaal 45 minuten. Houd altijd pen en papier bij de hand. Zo kun je afleidende gedachten opschrijven zodat je je snel weer kunt focussen.

4. Neem een korte pauze

Als de timer afgaat dan neem je een korte pauze van 5 minuten. Het is essentieel om tijdens deze pauze even afstand te nemen van uw werk. Dus sta op van je bureau loop een rondje, zet koffie of aai je huisdier (voor beiden een moment van ontspanning ��).

5. Herhaal

Herhaal de cyclus tot je vier Pomodoro’s hebt voltooid. Neem dan een langere pauze van 15-30 minuten. Deze langere pauze helpt je om op te laden voordat je aan een nieuwe reeks Pomodo’s begint.

Waarom is dit zo effectief?

Deze eenvoudige techniek heeft verrassend veel voordelen:

• Minder uitstelgedrag

De Pomodoro techniek maakt de drempel om aan een taak te beginnen een stuk lager , omdat je weet dat je snel weer een pauze hebt. Je hoeft je maar 25 minuten te concentreren en dat is prima te overzien!

• Verbeterde focus

Door in korte intervallen te werken en regelmatig te pauzeren neemt je concentratieniveau enorm toe . Dit is veel effectiever dan jezelf te pushen om urenlang door te werken zonder pauze waardoor je langzaam steeds vermoeider wordt en je focus verliest.

• Verhoogde producitiviteit

Elke Pomodoro kun je zien als een minideadline . In plaats van ongelimiteerd aan een taak te werken, krijgen je de drang een taak voor het aflopen van de volgende timer af te ronden. Hierdoor ga je veel efficiënter met je tijd om.

De Pomodoro techniek is een eenvoudige maar zeer effectieve methode om je productiviteit te verhogen. Je zult versteld staan van de hoeveelheid werk die je kunt verzetten door werk in behapbare tijdintervallen te verdelen en regelmatig pauzes te nemen.

Zelf pas ik deze methode vooral toe op dagen dat ik moeilijk op gang kom, maar wel veel te doen heb. Het verlaagd mijn drempel om te beginnen en zorgt onmiddellijk voor focus. Ik ben benieuwd of jij het ook gaat proberen en wat dit je op gaat leveren!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?
BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!

Effectief vergaderen? Het kan!

Wed, 24 Apr 2024 14:29:09 GMT

Na email zijn vergaderingen waarschijnlijk de grootste kantoorfrustratie van veel mensen. Heel begrijpelijk want vergaderingen voelen vaak als een verspilling van tijd. Bovendien raakt niemand gemotiveerd van een werkdag die van 9 tot 5 staat volgepland. Toch is vergaderen soms nodig en kan het ook heel nuttig zijn . Belangrijk is vooral dat je het op een effectieve doet. Dit betekent een goede voorbereiding, de juiste focus en duidelijke afspraken na afloop.

De juiste voorbereiding van de vergadering

Frequentie & Duur
Probleem: De frequentie van een terugkerende vergadering is te hoog en de vergaderingen duren te lang.
Mijn ervaring is dat als een vergadering wekelijks een uur is ingepland, er ook wekelijks een uur wordt gevuld. Maar had het ook niet in minder tijd gekund? Het kan geen kwaad te experimenteren met lagere frequenties en kortere duur. Dit houd deelnemers scherp en dwingt af om snel to the point te komen.

Een handigheidje in Outlook is dat je in kunt stellen dat bij het inplannen van een vergadering, de afspraak automatisch met een x aantal minuten wordt ingekort. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Agenda. Onder 'Agenda-opties' vind je de mogelijkheid om afspraken en vergaderingen te verkorten.

Samenstelling & Doel
Probleem: De groep is te groot en het doel van de vergadering is niet duidelijk.
Wat ik een leuk gedachtenexperiment vind, is om uit te rekenen wat een vergadering kost. Hoe meer mensen (in hogere functies) aanwezig zijn hoe kostbaarder een vergadering is. Een grotere groep maakt een vergadering niet altijd effectiever, integendeel. Wees daarom bij het versturen van een uitnodiging kritisch. Wie moet écht aanwezig zijn? Het helpt om vooraf heel duidelijk te zijn over het doel van de vergadering. Dit helpt je als organisator om beter te kunnen bepalen wie aanwezig moet zijn, maar de genodigden kunnen deze afweging hierdoor ook nog voor zichzelf maken.

De juiste focus tijdens de vergadering

Voorzitter & Agenda
Probleem: Niemand heeft de leiding en er is geen agenda waardoor het doel van de vergadering niet wordt gehaald.
Een vergadering vraagt om een voorzitter. Iemand die de agenda en de tijd bewaakt en zorgt dat iedereen aan het woord komt. Dit hoeft niet per definitie degene te zijn die de vergadering heeft georganiseerd, maar maak hier wel vooraf afspraken over, zodat de voorzitter zich kan voorbereiden.
Zorg er ook voor dat er een agenda is die deelnemers voorafgaand aan de vergadering kunnen inzien. Plan tijd in voor elke agendapunt. Zo zorg je ervoor dat de vergadering binnen de tijd wordt afgerond en respecteer je elkaars tijd. Maak bij een terugkerende vergadering afspraken over het inbrengen van vergaderpunten. Werk bijvoorbeeld met een gedeeld document of laat de voorzitter de agendapunten verzamelen. Je kunt er ook voor kiezen om (deels) met een vaste agenda te werken.

Duidelijke afspraken na afloop van de vergadering

Vastlegging & Voortgang
Probleem: Afspraken en acties worden niet vastgelegd waardoor voortgang niet duidelijk is.
Zonder vastlegging van acties en besluiten is het heel lastig om vooruitgang te boeken. Aan de andere kant moet vastlegging geen dagtaak worden. Lange notulen worden door niemand gelezen. Beschrijf op zijn minst beknopt de afwegingen die zijn gemaakt bij de besluitvorming en de acties die hieruit zijn voortgekomen. Bespreek hoe en aan wie over de voortgang wordt gerapporteerd zodat een vervolgoverleg niet nodig is. Zo bespaar je weer een uur van elkaars tijd!

Blijf kritisch!

Effectief vergaderen doe je met elkaar. Iedereen draagt verantwoordelijkheid om van een vergadering een succes te maken. Blijf daarom kritisch. Als anderen vergaderingen inplannen betekent dat niet dat je achteloos alle vergaderverzoeken moet accepteren of dat je geen input mag leveren om de vergaderkwaliteit te verhogen.

Wordt je uitgenodigd voor een vergadering waarin je jouw aanwezigheid niet nodig vindt? Durf een uitnodiging dan te weigeren. Leg daarbij uit waarom je dat doet en draag eventueel een collega aan die meer tijd heeft of meer input kan leveren over het onderwerp dat op de agenda staat.

Ben je deelnemer van een terugkerende vergadering, maar vind je de vergadering niet (meer) effectief? Bespreek dit dan met de organisator en/of voorzitter. Misschien was het overleg eerst een heel goed idee en had het veel waarde, maar is de situatie inmiddels veranderd. Evalueer met elkaar wat de vergadering nog bijdraagt en stel zo nodig aanpassingen voor. Je kunt hierbij gebruik maken van onderstaande checklist.

Checklist voor een effectieve vergadering

Voorbereiding van de vergadering

Frequentie
Duur
Samenstelling
Doel

Tijdens de vergadering

Voorzitter
Agenda

Na afloopt van de vergadering

Vastlegging
Voortgang

Bouw productieve werkgewoonten

Fri, 19 Apr 2024 13:36:32 GMT

Het organiseren van werk is niet iets wat je eenmalig doet. Je kunt je mailbox wel eenmalig opschonen, maar als je er geen gewoonte van maakt om nieuwe mail dagelijks te verwerken dan is het binnen de kortste keren weer chaos. Het organiseren van werk gaat dus veel meer over het aanleren van productieve werkgewoonten.

Bouw productieve werkgewoonten die blijven hangen

Het mooie van gewoonten is dat je ze onbewust uitvoert. Dit is vooral mooi als je positieve gewoonten opbouwt zoals een gezonde leefstijl of productieve werkgewoonten. Maar hoe doe je dat? Deze vijf stappen kunnen je hierbij helpen.

1. Identificeer je doelen

Voordat je begint aan het opbouwen van nieuwe gewoonten is het belangrijk om voor jezelf scherp te hebben wat je wilt bereiken. Als het gaat om het organiseren van werk komt dit meestal voort uit iets wat je niet meer wilt: een overvolle mailbox, midden in de nacht wakker schrikken omdat je een taak bent vergeten, stressvolle werkdagen. Als je dit omdraait weet je wat je doel is : grip op je mail, een overzichtelijke takenlijst en meer rust. Dit vooruitzicht zal je motiveren om aan nieuwe gewoonten te werken.

2. Kies de juiste gewoonten

Nu je weet waar je het voor doet, moet je bepalen wat je moet gaan doen om dit te bereiken. Begin klein en kies één gewoonte om je op te concentreren. Het aanleren van meerdere gewoonten tegelijkertijd is heel lastig en eigenlijk gedoemd om te mislukken. Kies daarom steeds één gewoonte uit bijvoorbeeld alleen het effectief verwerken van je email. Werk hier net zolang aan tot het een automatisme is. Kies pas daarna een volgende gewoonte uit.

3. Maak een plan

Ontwikkel een plan om je nieuwe gewoonte op te bouwen. Bepaal wanneer en wat je zult gaat doen. Maak het plan zo specifiek en haalbaar mogelijk en houd rekening met mogelijk obstakels die je zou kunnen tegenkomen. Als het gaat om het organiseren van je email zou een plan er als volgt uit kunnen zien: “Ik ga mijn email op drie vaste momenten op een dag lezen, ik neem over elke nieuwe mail een beslissing en verwerk de mail direct.” Of als het gaat om taken: “Ik ga vanaf nu al mijn taken op één plek verzamelen, aan het einde van elke werkdag werk ik mijn takenlijst bij en maak ik een planning voor de volgende dag”.

4. Wees consistent

Consistentie is de sleutel tot het opbouwen van nieuwe gewoonten. Door consistent te zijn, help je jezelf om de gewoonte te verankeren in dagelijkse werkzaamheden en wordt het steeds natuurlijker om het uit te voeren. Wees niet te streng voor jezelf als het een dag niet is gelukt om aan je nieuwe gewoonte te werken. Gooi de handdoek niet in de ring, maar pak de gewoonte de volgende dag gewoon weer op.

5. Evalueer

Sta regelmatig stil bij je nieuwe manier van werken. Brengt het je dichter bij je doel? Levert een lege mailbox je inderdaad meer rust op? Heb je geen slapeloze nacht meer gehad omdat je taken zijn verzameld op één takenlijst? Zo ja, dan zal dit je motiveren om door te zetten. Zo nee, dan zul je iets in je werkwijze moeten veranderen of een andere gewoonte moeten overwegen om je dichter bij je doel te brengen.

Het opbouwen van nieuwe gewoonten vergt tijd. Wees niet ontmoedigd door tegenslagen, maar zie ze als leermomenten om je werkwijze bij te schaven en houd het einddoel voor ogen!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

BeeProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!

Boost je productiviteit met taskbatching

Wed, 29 Nov 2023 14:30:03 GMT

Hoe leuk ik het verzamelen en delen van productiviteitstips ook vind, het schrijven van blogs en nieuwsbrieven is vaak een hele klus. Deze klus bestaat uit verschillende stappen: onderwerpen brainstormen, informatie verzamelen, teksten schrijven en de nieuwsbrief en blog opmaken. Als ik deze stappen voor elke nieuwsbrief en blog achter elkaar doorloop dan moet ik steeds van type taak wisselen. Niet de meest efficiënte manier van werken en daarom bes loot ik te gaan experimenteren met taskbatching.

Wat is taskbatching?

Taskbatching is een tijdmanagementtechniek waarbij vergelijkbare taken worden gegroepeerd en in één tijdsblok worden voltooid. Hierdoor voorkom je constante contextwisselingen die optreden wanneer je steeds een ander type taak oppakt. Deze gerichte aanpak heeft enorme impact op je productiviteit.

Taskbatching alleen maar voordelen

• Verbeterde efficiëntie

Door je op één type taak te richten, raak je gemakkelijk in een flow. Een flow is een mentale staat die wordt beschreven in de positieve psychologie. Als je in een flow zit ga je volledig op in je bezigheden waardoor deze bijna vanzelf lijken te gaan. In plaats van tijd te besteden aan het schakelen en jezelf te heroriënteren op verschillende soorten taken, blijf je in een staat van diepe concentratie. Hierdoor werk je sneller en efficiënter.

• Verminderde cognitieve belasting

Het wisselen tussen taken kan leiden tot mentale vermoeidheid en verhoogde stress. Wanneer je soortgelijke taken in een batch plaatst, vermindert de cognitieve belasting van je hersenen, waardoor het gemakkelijker wordt om de focus en helderheid te behouden.

• Verbeterde werkkwaliteit

Door je op één type taak tegelijk te concentreren, kun je je aandacht en energie beter verdelen. Deze intense focus leidt vaak tot een betere werkkwaliteit, omdat je minder snel fouten maakt of belangrijke details vergeet.

Hoe pak ik dit aan?

Enthousiast geworden en wil je hier direct zelf mee aan de slag? Volg hiervoor onderstaande stappen:

1. Identificeer vergelijkbare taken

Begin met het categoriseren van taken in groepen op basis van hun gelijkenis. Denk aan schrijven van rapportages, telefoontjes plegen, e-mail verwerken, documentatie lezen, administratieve taken, vergaderingen, creatief werk enzovoorts.

2. Wijs specifieke tijdsblokken toe

Wijs specifieke tijdsblokken toe aan elke categorie taken. Besteed bijvoorbeeld de ochtend aan het schrijven van rapportages, verwerk na de lunch je email en besteed de rest van middag aan vergaderingen.

3. Stel duidelijke grenzen

Weersta tijdens de toegewezen tijdsblokken de verleiding om andere taken op te pakken. Je wilt namelijk voorkomen dat je gaat multitasken waardoor je uit je flow raakt. Focus je op de taken binnen de batch en ga pas iets anders doen als alle taken zijn afgerond.

4. Reflecteer en pas aan

Evalueer deze werkwijze regelmatig. Als je je hebt voorgenomen elke ochtend rapporten te schrijven, maar er komt weinig uit je handen omdat je nou eenmaal geen ochtendmens bent, begin dan met een eenvoudigere taak zoals het verwerken van email. Merk je dat de tijdsblokken te lang zijn om je concentratie vast te houden, maak ze dan wat korter. Probeer zo verschillende dingen uit tot je een planning hebt die optimaal past bij jou en jouw werkzaamheden.

Het batchen van taken heeft mij heel veel opgeleverd. Het schrijven van nieuwsbrieven en blogs is nu een gestroomlijnd proces geworden wat me heel veel tijd en stress bespaard. Ik brainstrom in één sessie een lijst aan onderwerp, verdiep me in de verschillende onderwerpen in langere onderzoeksessies en blok elke maand een dag voor het schrijven van de teksten. Op die manier kom ik in een flow en werk ik veel effectiever.

Ik ben benieuwd of het jou net zoveel zal opleveren!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Jouw aandacht is goud waard

Fri, 27 Oct 2023 14:33:31 GMT

Aandacht schijnt het nieuwe goud te zijn, want afleiding is overal. Als je iemands aandacht weet vast te houden dan heb je dus goud in handen. Hoe zorgen we ervoor dat we zélf de controle houden over waar onze aandacht naartoe gaat zodat we de dingen gedaan krijgen die belangrijk voor ons zijn. Kortom hoe elimineren we afleiding?

Afleidingen begrijpen

Voordat we ons verdiepen in strategieën om afleidingen te elimineren, is het essentieel om te begrijpen wat ze zijn en hoe ze ons beïnvloeden. Afleidingen komen in verschillende vormen voor, maar vallen doorgaans in drie categorieën:

Interne afleidingen

Dit zijn gedachten en gevoelens die ons afleiden waardoor we ons moeilijk kunnen concentreren.

Externe afleidingen

Dit zijn prikkels uit de omgeving die je uit je concentratie halen zoals luidruchtige collega’s of een rommelig bureau.

Digitale afleidingen

De meest verraderlijke afleiding zijn misschien nog wel de meldingen en notificaties van social media, email en andere applicaties. Deze zijn namelijk ontworpen om onze aandacht te trekken.

De gevolgen van afleiding

Afleidingen kunnen een diepgaande invloed hebben op onze productiviteit en ons welzijn. Om goed en efficiënt te werken is concentratie nodig. Als we continu schakelen tussen taken , gaat dat ten koste van onze concentratie. Elke keer dat we worden afgeleid, duurt het weer langer voordat onze concentratie is hersteld. Hierdoor krijgen we minder gedaan en de kwaliteit van wat we gedaan krijgen gaat achteruit. Bovendien kan het omgaan met afleidingen leiden tot een verhoogd stressniveau .

Strategieën voor het elimineren van afleidingen

Genoeg reden dus om er alles aan te doen om afleiding te elimineren, maar hoe pak je dat aan? Hieronder een aantal strategieën om de controle over je aandacht terug te krijgen:

1. Plan je dag

Ik ben een groot fan van takenlijsten. Takenlijsten zorgen ervoor dat je je hoofd leeg kan maken en je niet bang hoeft te zijn om iets te vergeten. Maar alleen een takenlijst zorgt er niet voor dat taken ook daadwerkelijk worden gedaan . Denk daarom niet alleen aan de output (afgevinkte taken) bij het plannen van je dag, maar denk ook aan de input (hoeveel tijd stop je in het werken aan deze taken). Plan daarom specifieke tijdsblokken voor gericht werk.

2. Creëer een afleidingsvrije werkruimte

Een schone en opgeruimde omgeving kan wonderen doen voor je focus. Ruim daarom je werkplek op . Vergeet hierbij ook niet je digitale werkplek. Sluit programma’s, tabbladen en documenten af die je niet nodig hebt voor de taak waar je aan gaat werken. Zijn er veel collega’s in de buurt, kijk of je in een aparte ruimte kunt gaan zitten of zet een koptelefoon op (het universele signaal dat je niet gestoord wil worden).

3. Digitale detox

Het meest voor de hand liggend als het gaat om beperken van afleiding is het uitzetten van meldingen en notificaties om digitale verleidingen te weerstaan. Zet je telefoon op vliegtuigstand of leg je telefoon in een andere ruimte. Sluit je emailprogramma of werk offline.

4. Pak pen en papier

Nu we de externe en digitale afleiding hebben geëlimineerd, moeten we nog iets doen aan de interne afleiding . Veelal bestaan deze uit gedachten. Door pen en papier naast je neer te leggen, kun je deze gedachten opschrijven . Zo hoef je niet bang te zijn dat je ze vergeet en kun je je daarna direct weer focussen op je werk.

5. Beloon jezelf

Als het is gelukt om gefocust aan een taak te werken, dan kun je deze met een tevreden gevoel afvinken van je takenlijst. Alleen deze handeling geeft vaak al een dopamineshot en is dus een mooie beloning. Beloon jezelf verder met een welverdiende pauze, een goede kop koffie of een korte scrolsessie op je telefoon.

Het doel van het elimineren van afleiding is niet dat je elke minuut van de dag productief moet zijn. Het gaat om de juiste balans. Je levert kwalitatief goed werk af op de momenten dat het nodig is. Hierdoor ervaar je minder stress en kun je daarna genieten van een voldaan gevoel en welverdiende ontspanning.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Nooit meer notities kwijt

Fri, 22 Sep 2023 13:16:12 GMT

Ondanks het digitale tijdperk valt me op dat bijna iedereen op kantoor met een papieren notitieboekje rondloopt. Meestal een zwart exemplaar voorzien van elastiek en pen.

Ik ben zelf een enorme papierliefhebber. Papieren kalenders, agenda’s en notitieboekjes hebben altijd een enorme aantrekkingskracht op me gehad. Als ik een winkel met dit soort artikelen binnenstap, beland er altijd wel iets in mijn winkelmandje. En ook ik gebruik in mijn werk, naast alle technologie , nog steeds een oud en vertrouwd papieren notitieboek.

De kracht van notities maken op papier

Toch is papier niet altijd de meest handige oplossing voor het vastleggen van informatie. Het heeft lang niet de voordelen die digitale middelen wel hebben. Zo kun je informatie uit een papieren notitieboek niet makkelijk delen en heeft een notitieboek geen zoekfunctie .

Je zou je bijna afvragen waarom we met papieren notieboekjes blijven rondlopen. Misschien komt dat omdat de voordelen van schrijven met de hand ruimschoots opwegen tegen deze nadelen.

Voordelen van schrijven met de hand

Door de motorische handeling zijn onze hersenen veel actiever bij schrijven met de hand dan wanneer we een tekst typen. Daarnaast gaat schrijven veel trager dan typen waardoor je informatie eerst moet verwerken en je langer met informatie bezig bent.

Typen gaat zo snel dat je vrijwel elke woord letterlijk kan overnemen. Als je schrijft zul je heel snel moeten bepalen welke informatie het meest belangrijk is. Door op deze manier met informatie bezig te zijn, zul je de informatie beter onthouden .

Tot slot biedt papier heel veel vrijheid. Je kunt vormen tekenen, tekst omcirkelen en met pijlen verbanden leggen. Op die manier is er op papier veel meer ruimte voor creatieve denkprocessen.

Goed nieuws dus voor de papierliefhebbers die, net als ik, geen notitieboekje in het schap kunnen laten liggen. Het enige wat je nog nodig hebt, om van je notitieboek een effectief informatiemanagementsysteem te maken, zijn tips om je notities te organiseren.

Tips voor het organiseren van notities

Gebruik bij het maken van notities tekens om aantekeningen eruit te laten springen. Verzin er een aantal die je zelf praktisch vindt en pas ze consequent toe. Denk bijvoorbeeld aan de volgende tekens:

* Nieuw onderwerp/overleg

! Belangrijke informatie

□ Taak

Organiseer je aantekeningen vervolgens als volgt:

1. Schrijf op de eerste vier pagina’s van het notitieboek bovenin het woord ‘Index’ . Deze ga je gedurende het gebruik van het notitieboek vullen.

2. Noteer elke keer als je aan een lege pagina begin eerst een paginanummer onderin de pagina.

3. Neem aan het einde van de dag de aantekeningen door. Staan er onderwerpen op die je later terug wilt vinden, neem deze onderwerpen op in de index en vermeld het paginanummer. Zijn er acties die je nog niet hebt uitgevoerd, neem deze dan over op een takenlijst.

Mijn eigen notitieboek is inmiddels alleen nog maar een boek vol krabbels. Ik gebruik het vooral om mijn denkproces te ondersteunen tijdens overleggen. Meestal werk ik deze krabbels uit in notulen, memo’ s of e-mails. Alle acties neem ik over in mijn taakmanager. Daarna zet ik er een mooie krul doorheen!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

De perfecte start van het weekend

Fri, 07 Jul 2023 15:23:52 GMT

Soms heb je van die weken waarin je wordt geleefd. Je agenda is van voor tot achter volgepland. Tussendoor probeer je af en toe je mail te screenen en een taak op te pakken, maar eigenlijk is er geen doorkomen aan.

In mijn werk zitten er ook af en toe van zulke weken tussen. En hoe hard ik ook werk, gek genoeg haal ik juist uit zulke weken weinig voldoening. Het geeft eerder onrust en het gevoel dat ik weinig controle heb.

Gelukkig heb ik een manier gevonden om snel de controle terug te krijgen met behulp van een wekelijkse review . Tijdens deze review werk ik een checklist af die mij helpt om snel weer orde op zaken te stellen. Hierna ga ik altijd ontspannen het weekend in en kan ik mijn werk makkelijker loslaten.

Wekelijkse review in 5 stappen

Hoe een wekelijkse review eruitziet, is afhankelijk van je rol en je manier van werken. Onderstaande 5 stappen werken goed voor mij:

1. Braindump

Over het algemeen leg ik alles wat in mijn hoofd zit zo snel mogelijk vast. Dit doe ik op twee plekken. In een notitieboek dat vol staat met krabbels (zie punt 2) of ik stuur mezelf een email (zie punt 3). Is de chaos echt compleet, dan lukt dit niet altijd. In dat geval doe ik aan het einde van de week een braindump.

Ik pak mijn notitieboek en schrijf alles op wat nog in mijn hoofd zit. Vaak helpt het om alle onderdelen van mijn werk langs te gaan en hier even kort bij stil te staan. Bijvoorbeeld verschillende projecten waaraan ik werk. Ook kijk ik vaak nog even in mijn agenda en loop ik alle afspraken langs van afgelopen week. Projecten en afspraken zijn triggers die me helpen om dingen weer te herinneren.

Ik ga net zo lang door tot er niets meer in me opkomt. Alle taken die ik opschrijf, maak ik herkenbaar met een symbool. Ik gebruik hier een afvinkbox voor □. Op die manier zijn taken snel te herkennen voor stap 2.

2. Notitieboek

Aan het einde van de week loop ik al mijn notities van die week na (inclusief de braindump). I k kijk vooral naar de taken die ik heb aangemerkt met een □. Heb ik de taak inmiddels uitgevoerd, dan vink ik de taak af. Taken die nog niet zijn uitgevoerd, neem ik over op mijn takenlijst. Op die manier heb ik alle taken op één plek verzameld en kan ik beter een planning maken (punt 5).

3. Mailbox

Ik werk volgens het inbox-zero principe. Dit betekent dat ik de inbox alleen zie als een plek waar email binnenkomt. Ik neem over elke mail een beslissing en verwerkt de mail direct. Alle mail die een actie voor mij bevat, zet ik op mijn takenlijst. Aan het einde van de week probeer ik zoveel mogelijk mail weg te werken. Mijn inbox hoeft niet letterlijk leeg te zijn, maar ik probeer te voorkomen dat ik door mijn mail moet scrollen.

4. Agenda

Nu is het tijd om vooruit te kijken, hoe ziet volgende week eruit? Zijn er afspraken die voorbereiding nodig hebben? Zo ja, dan zet ik ook dit op mijn takenlijst.

5. Takenlijst

Bestel die borrel maar alvast, want dit is de laatste stap. Door alle voorgaande acties is mijn takenlijst goed gevuld. Ik loop de gehele lijst een keer door om te controleren of er nog taken afgevinkt kunnen worden.

Tot slot maak ik een planning voor aankomende week.

Eerst kies ik taken uit waar ik aankomende week aan wil werken. Vervolgens verspreid ik de taken over de dagen van de week en zorg ik ervoor dat ik niet meer dan 3 taken per dag heb gepland. Tot slot doe ik een laatste check of deze planning realistisch is ten op zichtte van het aantal afspraken van die week.

En dan.. is het weekend! Mijn hoofd is leeg. Er ligt een plan voor de nieuwe week. Dit geeft mij altijd een voldaan gevoel en hierdoor smaakt dat de borrel op de vrijmibo net iets lekkerder! :)

Denk je dat dit jou ook kan helpen, maak dan een checklist voor een wekelijkse review die past bij jou en jouw manier van werken. Zorg dat alle onderdelen van je werk hierin terugkomen. Loop ook alle kanalen langs waarin werk op je af kan komen én waar je informatie vastlegt (bijvoorbeeld whatsapp, teams, mailbox, post-its, notitieboek enz.). Plan elke week tijd in je agenda om de checklist door te lopen. Als je dit een tijdje doet, dan zal het uiteindelijk een automatisme worden.

Laat het weekend maar komen, proost!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Versla uitstelgedrag en perfectionisme

Mon, 05 Jun 2023 10:35:52 GMT

Ik moet eerlijk bekennen dat ik tijdens mijn studie geen held was op het gebied van timemanagement…

A an het begin van een semester was ik altijd vol goede moed en had ik mezelf voorgenomen op tijd te beginnen met studeren voor tentamens en ruim voor de deadline te starten met die paper. Tijdens het semester waren er alleen altijd andere dingen die veel belangrijker leken. Wijn drinken op het terras met vriendinnen bijvoorbeeld, omdat de zon net dié dag scheen. Het semester was nog lang dus het kwam wel goed met die paper.

Tot ‘opeens’ de deadline in zicht was en ik nog één dag de tijd had om die paper te schrijven! En dus zette ik een grote pot koffie en werkte de hele nacht door zodat er 1 minuut voor de deadline een paper lag. Misschien haalde ik niet het beste cijfer, maar ik deed precies genoeg in zo min mogelijk tijd.

Mijn advies is zeker niet om deze werkwijze te volgen, in tegendeel! De stress, het slaapgebrek en hartkloppingen van de koffie zijn dit zeker niet waard. Deze anekdote (die slechts losjes is gebaseerd op feiten ;)) is een heel mooi voorbeeld van de Wet van Parkinson.

Uitstelgedrag en perfectionisme

De wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak uitdijt naar de tijd die beschikbaar is om een taak te realiseren . Plan je een hele dag voor een taak, dan ben je waarschijnlijk ook een hele dag met een taak bezig. Maar het omgekeerde is ook waar. Als je minder tijd plant voor een taak, dan zul je deze meestal ook afkrijgen.

Dit kan twee verschillende oorzaken hebben. De taak duurt net zolang als ervoor staat omdat je de taak uitstelt tot het laatste moment (uitstelgedrag). Of je begint wel op tijd aan een taak, maar vervolgens blijf je net zo lang schaven aan het eindresultaat dat je alsnog net op tijd klaar bent (perfectionisme).

Beide scenario’s zijn niet ideaal, maar er is ook een manier waarmee we de wet van Parkinson voor ons kunnen laten werken. Begin op tijd én beperk de tijd die je voor een taak hebt . Dit kun je doen door het stellen van je eigen mini-deadlines.

Stel mini deadlines

Wat is een mini deadline? Dit is een deadline die je voor jezelf stelt voor een afzonderlijke taak . De tijd die je plant voor deze taak is niet gebaseerd op wanneer de taak afgerond moet zijn, maar op de hoeveelheid tijd die je daadwerkelijk nodig hebt voor deze taak.

Dit doe je als volgt:

1. K ies een taak waar je dit mee wilt proberen

Dit werkt het beste met een taak die heel concreet is geformuleerd.

2. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt om de taak af te ronden

Vind je dit lastig om te bepalen, knip de taak dan eerst op in kleinere stappen. Bedenk hoeveel tijd elke stap kost en tel dit bij elkaar op.

3. Ga met de taak aan de slag en houd de tijd in de gaten

Probeer de taak echt binnen de gestelde tijd af te ronden.

4. Beloon jezelf

Heb je de taak binnen de gestelde tijd afgerond, beloon jezelf. Neem een pauze en trakteer jezelf of een lekkere kop koffie.

Ik pas deze werkwijze nu regelmatig toe en ik merk ik veel meer gefocust ben als ik aan een taak werk. Bovendien krijgt perfectionisme minder kans, omdat het anders niet lukt de taak binnen de gestelde tijd af te ronden. Als beloning geniet ik van de zon op een terras, maar nu zonder schuldgevoel omdat ik mijn deadline al heb gehaald!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

0 of 101 mappen?

Mon, 08 May 2023 09:13:55 GMT

Er zijn grofweg twee typen mailers. De één heeft 10.000 mail in de inbox staan. Spamberichten, belangrijke mededelingen, al dan niet afgehandelde taken staan hierin door elkaar heen. De ander heeft een 101 mappen aangemaakt met daarin submappen en daarin weer submappen. Als de hele boomstructuur van mappen wordt uitgeklapt, dan ben je een tijdje aan het scrollen.

Natuurlijk zitten de meeste mensen ergens tussen één van deze twee extremen in. Zelf heb ik lang geworsteld met het komen tot de ideale mappenstructuur om overzicht te houden over mijn mail. Na jaren trial en error ben ik er eindelijk achter. De ideale mappenstructuur bestaat uit slechts één map; het archief.

D e problemen van veel of juist ge en mappen
De belangrijkste reden waarom mensen behoefte krijgen aan mappen in hun mailbox, is het terugvinden van mail. Dit lijkt een heel legitiem argument en dit kan ook heel goed werken. Het gevaar is alleen dat als je eenmaal begint met het aanmaken van mappen, dit kan uitgroeien tot een omgangrijk archief met 101 mappen. Teveel mappen heeft een averechts effect. Niet alleen wordt het archiveren van mail een taak op zich, ook het terugvinden van mail is vaak niet eenvoudig.

Het andere uiterste, helemaal geen mappen, is ook niet ideaal. Door alle mail op één grote hoop te bewaren, loop je het risico dat je belangrijke mail uit het oog verliest. Je kunt hiervoor in de weer gaan met vlaggetjes of belangrijke mail weer ongelezen maken. Dit is echter geen waterdicht systeem. Bovendien loopt het aantal vlaggetjes snel op en 101 vlaggetjes staat eigenlijk weer gelijk aan helemaal geen vlaggetjes.

Eén archiefmap
Zelf heb ik beide opties geprobeerd. Ook heb ik heel veel verschillende soorten mappenstructuren uitgeprobeerd. Van mailmappen per onderwerp of per project tot mappen als ‘nog te doen’ en ‘afgehandeld’ en allerlei combinaties hiervan. De reden dat het voor mij niet werkte was dat het me geen overzicht gaf over mijn taken en ik mail ook niet snel terug kon vinden, dit terwijl het archiveren zelf me wel veel tijd kostte.

Twee andere functionaliteiten van Outlook waren een veel betere oplossing; ‘de zoekfunctie’ om mail snel terug te vinden en de ‘takenfunctie’ om overzicht te houden over mijn taken. Op die manier hadden mijn mailmappen geen toegevoegde waarde meer en kon ik goed af met één archiefmap. Het archiveren van mail was nog nooit zo eenvoudig.

De oplossing
Worstel je ook met overzicht in je mailbox, dan is dit mijn advies:

Voor degenen zonder mappen
Maak één map aan; de archiefmap. In plaats van afgehandelde mail in je inbox te laten staan, verplaats je het naar deze archiefmap. Zo houd je beter overzicht over de mail waar nog een wel actie in zit. En met één archiefmap is archiveren een kwestie van één druk op de knop.

Voor degenen met 101 mappen
Kijk eens kritisch naar het aantal mappen en het aantal submappen. Probeer het aantal mappen terug te brengen naar 10-15 en gebruik geen submappen. Op die manier passen al je mappen op je scherm en is archiveren eenvoudiger.
Om snel slagen te kunnen maken zou je één archiefmap kunnen maken waaronder je alle mappen hangt van projecten die zijn afgerond of onderwerpen die niet meer actueel zijn. Door deze map in te klappen, zijn al deze mappen in één keer uit je blikveld en oogt je mailbox een stuk rustiger.

De archiefmap zelf kun je gebruiken voor alle mail die niet in een specifieke map past, want niet voor elk mail is een aparte map nodig :)

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Nee is ook een antwoord

Mon, 30 Jan 2023 16:00:04 GMT

We kunnen ons werk super strak organiseren, alle productiviteitstechnieken toepassen en nog steeds het gevoel hebben dat we overlopen. Mogelijk ligt het dan niet aan de manier wáárop je werkt, maar ligt er simpelweg tevéél werk op je bord. In dat geval is er nog maar één tip die helpt:

Nee is ook een antwoord

Nee zeggen is voor veel mensen echter niet makkelijk. Mensen zijn van nature helpers en we stellen anderen nou eenmaal niet graag teleur als ze een beroep op ons doen. Toch is het soms wel het beste dat je kunt doen. Door nee te zeggen tegen dingen die misschien minder belangrijk zijn, zeg je ja tegen dingen die wel belangrijk zijn. Daarom is het goed om hierin te oefenen . Onderstaande stappenplan kan je hierbij helpen:

Stap 1: Koop tijd

Soms wordt je overvallen door een vraag. De vergadering is net afgelopen en je bent eigenlijk al te laat voor je volgende afspraak als er een collega naar je toekomt met een hulpvraag. Dit is niet het juiste moment om direct antwoord te geven. Je hebt meer informatie nodig en je zult je eigen planning moeten raadplegen om te zien of je wel tijd hebt. Misschien weet je wel direct dat het antwoord nee is, maar weet je op dat moment niet goed hoe je dit moet verwoorden. Voel je niet verplicht direct te antwoorden. Geef aan dat je erover na moet denken en er op een later moment op terugkomt. Zet het eventueel op je takenlijst om dit niet te vergeten.

Stap 2: Neem een besluit

Oké je hebt tijd gekocht, maar hoe bepaal je vervolgens of je in moet gaan op het verzoek van je collega.

Weet wat de vraag is

Soms maak je in je hoofd een voorstelling van wat je wordt gevraagd, terwijl dit helemaal niet klopt. Je maakt de vraag van een collega bijvoorbeeld veel groter dan deze is of je vult in dat het direct gedaan moet worden. Daarom is het goed eerst meer informatie te verzamelen en door te vragen. Wát heeft je collega precies nodig? En vooral wannéér moet dit af zijn? Je collega blijkt dan niet te vragen om een hele rapportage, zoals je zelf dacht, maar slechts om input op een specifiek onderdeel van de rapportage. Ook is dit niet direct nodig, maar is over een week of twee vroeg genoeg. Als je de vraag helder hebt, kan blijken dat je nu misschien nee moet zeggen, maar dat je je collega prima kan helpen op een later moment.

Weet wat je taak is

Heb je de vraag helder, maar twijfel je nog steeds? Dan kan het helpen om je eigen functieomschrijving helder te hebben. Hoort de vraag die wordt gesteld wel bij jouw functie? Dit is bij veel functies niet meer zo zwart-wit. Het kan daarom helpen om hierover met je manager in gesprek te gaan. Zo krijg je steeds beter gevoel wat wel en wat niet tot jouw takenpakket behoort. Zo kun je een verzoek beter langs deze lat leggen om vervolgens te besluiten dit wel of niet op te pakken. Het is ten slotte jouw verantwoordelijkheid om je eigen functie goed te vervullen en niet om het werk van anderen te doen.

Weet hoeveel tijd je hebt

Als je hebt vastgesteld dat de collega met zijn of haar verzoek bij jou aan het juiste adres is, zul je moeten bepalen of het in je eigen planning past. Door inzicht te hebben in je planning kun je hierin een goede afweging maken. Zo zul je niet te snel ja zeggen om er later achter te komen het niet realistisch was die extra taak op te pakken. En als je nee wilt zeggen sta je sterker. Je wílt wel helpen, maar je kán niet helpen omdat dan je eigen planning in de knel komt.

‘Focus betekent niet ja zeggen tegen één ding, het betekent nee zeggen tegen duizend andere dingen.’

- Steve Jobs -

Stap 3: Zeg nee

Je bent eruit, het antwoord is nee. Nu moet je deze boodschap nog over zien te brengen:

Wees duidelijk

Als je eenmaal een besluit hebt genomen, zul je dit terug moeten koppelen. Wees hierin duidelijk. Niemand heeft er iets aan als niet duidelijk is of je iets nu wel of niet gaat oppakken. Beter een duidelijk nee als antwoord, dan een antwoord waar niemand iets van begrijpt.

Leg uit

Leg duidelijk uit waarom je niet kunt helpen. Je kunt iemand meenemen in de afweging die je zelf hebt gemaakt om tot je antwoord te komen. Ook kan het helpen om de consequenties te noemen als je wel ingaat op het verzoek bijvoorbeeld dat je je eigen deadlines niet haalt. Door uitleg te geven zal de ander je begrijpen en kom je niet bot over.

Geef alternatieven

Om je collega toch op weg te helpen kun je nog meedenken in alternatieven. Is er misschien een andere collega die kan helpen? Of kun je je collega uitleg geven over bepaalde materie, waarna deze zelf met de taak aan de slag kan? Op die manier stel je je wel behulpzaam op, maar kun jij je snel weer richten op de taken die voor jou van belang zijn!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Vergeet nooit meer een bijlage

Mon, 05 Dec 2022 20:03:58 GMT

Het is je vast weleens overkomen, je verstuurt een mail en zodra je op de knop ‘verzenden’ hebt geklikt, realiseer je je dat je de bijlage bent vergeten. Er is een heel eenvoudige manier om dit te voorkomen:

Stel een mail op van onder naar boven

Als je een mail van onder naar boven opstelt, dan begin je met de boodschap die je met de mail wilt overbrengen. Daarna werk je toe naar boven, je voegt indien nodig een bijlage toe, denkt na over het onderwerp, en pas als allerlaatst vul je de geadresseerden in en druk je op verzenden.

1. De boodschap

Wil je dat je mail daadwerkelijk gelezen en het liefst ook nog beantwoord wordt? Wees dan kort en krachtig in je boodschap. Vertel kort wat de aanleiding is van de mail, geef eventueel wat achtergrondinformatie en sluit af met een concrete vraag. Als je niet duidelijk bent in wat je van de ander verwacht, dan is de kans groot dat je nooit een antwoord ontvangt. Omschrijf dus wát en ook wánneer je iets nodig hebt van de ander.

2. Het onderwerp

Pas als je je hele boodschap hebt verwoord, kun je een passende onderwerpregel verzinnen die de gehele lading dekt. Gebruik nooit onderwerpregels als ‘vraagje’ of ‘belangrijk!’ want dan maak je het zowel voor jezelf als voor de ontvanger heel lastig om de mail later terug te vinden.

3. Een bijlage

Denk goed na of het nodig is om een bijlage toe te voegen. Geef het liefst ook de bijlagen een naam die de lading dekt. Vergeet niet in je boodschap te verwijzen naar de bijlage en het doel dat de bijlage dient.

4. Geadresseerden

Pas als allerlaatste voeg je geadresseerden toe . Wees hierin kritisch en voeg niet zomaar iedereen toe in de ‘Aan’ of ‘CC’ regel. We hebben allemaal last van overvolle mailboxen, dus help je collega’s en mail alleen diegene die iets met je boodschap moeten. CC staat voor carbon copie en is alleen bedoeld ter kennisgeving. Verwacht dus geen actie van de personen de je in de CC meeneemt. Mail je veel geadresseerden in één keer, maak dan concreet wat je van iemand verwacht.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Stel de juiste prioriteiten voor jezelf

Mon, 21 Nov 2022 21:05:45 GMT

Je agenda zal vaak al van tevoren gevuld zijn. De dag zal verder vollopen met onvoorziene werkzaamheden, telefoontjes en brandjes om te blussen. Er blijft vaak weinig tijd over om daadwerkelijk werk te verzetten. Hoe kies je de juiste taak als je maar beperkte tijd hebt?

Stel de juiste prioriteiten

Een veelgebruikte methode voor het bepalen van prioriteiten is de Eisenhouwermatrix vernoemd naar de Amerikaanse oud-president Dwight D. Eisenhouwer. In de Eisenhouwermatrix worden taken geclassificeerd als belangrijk versus onbelangrijk enerzijds en als urgent versus niet urgen t anderzijds. Op die manier ontstaan er vier kwadranten:

Taken zijn belangrijk als ze bijdragen aan het behalen van je doelstelling en/of horen bij je functie. Het is dus belangrijk om helder te hebben wat je doelstellingen zijn en hoe je functieomschrijving eruitziet. Een andere manier om te bepalen of een taak belangrijk is, is door je af te vragen wat de gevolgen zijn als de taak niet wordt uitgevoerd. Zijn de gevolgen groot dan is de taak belangrijk.

Uiteraard wil je je zoveel mogen richten op taken die belangrijk zijn. Als ze ook nog urgent zijn, bijvoorbeeld omdat er een deadline is, staan ze in het eerste kwadrant en zullen ze de hoogste prioriteit moeten krijgen . Taken in het tweede kwadrant zijn belangrijk taken, maar minder urgent en daarom kun je deze plannen voor later.

Van taken in het derde en vierde kwadrant kun je je afvragen of je deze kunt delegeren of dat ze überhaupt uitgevoerd moeten worden.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Be eProductive biedt incompany trainingen en online programma's aan die je stap voor stap helpen bij het creëren van meer rust en overzicht in je werk. Nieuwsgierig wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op!

Voorkom teleurstellingen

Tue, 25 Oct 2022 06:00:00 GMT

We zijn vaak nogal optimistisch over de hoeveelheid tijd die we nodig denken te hebben om een taak af te ronden. Hierdoor plannen we te veel taken op een dag om uiteindelijk gefrustreerd naar huis te gaan als er maar één taak van de lijst kan worden gestreept. Voorkom stress en frustratie en:

Wees realistisch over hoeveel tijd een taak kost

Dit is alleen nog niet zo makkelijk en vraagt om wat oefening. Ga als volgt te werk: maak een inschatting van de tijd die je nodig denkt te hebben voor een taak. Omdat we al hebben vastgesteld dat we vaak te optimistisch zijn, tel je hier meteen 50% van de tijd bij op . Een taak van 10 minuten wordt zo een taak van 15 minuten. Een taak van een half uur wordt driekwartier en 1 uur wordt 1,5 enzovoorts. Houd vervolgens bij hoeveel tijd een taak daadwerkelijk kostte. Leg je voorspelling en de werkelijke tijd naast elkaar. Zat je goed? Was je nog steeds te optimistisch of zat je al meer in de buurt van de realiteit? Door dit vaker te oefenen zul je zien dat je steeds beter wordt in het voorspellen van de tijd die je nodig hebt voor een taak.

Dit klinkt misschien als veel gedoe, maar bedenk eens hoeveel het je op kan leveren. Waarschijnlijk voel je je nu regelmatig gefrustreerd en gedemotiveerd als het niet is gelukt om de taken die je had gepland af te ronden. Ook ervaar je waarschijnlijk weleens stress om een deadline die je niet hebt gehaald of omdat je een collega teleur moet stellen en niet kunt leveren wat je hebt geloofd.

Doe dus jezelf én je collega een plezier door deze oefening te doen. Als je beter weet hoeveel tijd taken kosten, kun je ook beter een inschatting maken of je die extra klus wel kunt aannemen en of een gestelde deadline wel haalbaar is. Zo kun je vooraf teleurstelling en stress voorkomen.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Durf te beslissen

Fri, 07 Oct 2022 12:55:46 GMT

We worden dagelijks overspoelt met email. Als je dit niet goed bijhoudt dan is je inbox binnen de kortste keren een bonte verzameling van belangrijke mail (lees mail van je manager of belangrijke klant) en onzinnige berichten (lees oninteressante nieuwsbrieven en spam). Hierdoor ontstaat het risico dat je over de belangrijke mail heen leest en je manager of klant zich afvraagt waarom er maar geen reactie komt. Houd daarom overzicht over je inbox en:

Neem over elke mail een beslissing

Beschouw je inbox als een deurmat waar je post op binnenkomt. ‘Raap’ deze post een paar keer per dag op, neem een beslissing wat er met de post moet gebeuren en berg het op, zoals je ook met fysieke post zou doen. Reclamefolders in de papierbak, rekeningen op de ‘to-do-stapel’, blauwe enveloppen in de administratie enzovoorts. Bewaar zo ook émail op een plek waar het hoort en laat het niet op je virtuele deurmat liggen.

De belangrijkste beslissing die je moet nemen is of een mail een actie bevat en of dit een actie is die jíj moet uitvoeren. Als dit niet het geval is, stuur de mail dan eventueel door naar iemand die de actie wel op kan pakken en archiveer de mail direct. Bevat een mail een actie die jij wel uit moet voeren, dan is de volgende beslissing die je moet nemen hoe lang je hiervoor nodig hebt. Kun je deze actie binnen 2 minuten uitvoeren , doe dit dan direct én archiveer de mail. Heb je meer tijd nodig voor de actie, zet dit dan op je takenlijst. Dit is een cruciale stap. Je inbox is namelijk géén takenlijst! Nadat je de actie op je takenlijst hebt gezet, kun je de mail archiveren. Op deze manier werk je heel je inbox door, je beslist voor elke mail in welke categorie die valt en je creëert voor elke categorie een plek om deze te bewaren.

Kijk je nu tegen een inbox aan die verre van leeg is?! Dan kijk je eigenlijk naar een verzameling van uitgestelde beslissingen. Mogelijk heb je wel beslissingen genomen, maar geen goede plek ingericht om mail te bewaren. In dat geval vind je hieronder per categorie inspiratie:

Leesvoer – Ontvang je veel mail met lange bijlagen? Creëer een map voor leesvoer en plan tijdsblokken in om dit door te nemen.

Opvolgen – laat je vaak mail in je inbox staan omdat je nog wacht op een reactie? Creëer ook hier een aparte map voor. Neem deze wekelijks door en archiveer wat is afgehandeld.

Agenda – Je kunt je agenda voor veel meer gebruiken dan alleen afspraken. Zet informatie uit de mail, die je op een bepaalde dag nodig hebt, in je agenda. Op die manier hoeft de mail niet in je inbox te blijven staan en is de informatie makkelijker terug te vinden wanneer je het nodig hebt.

Takenlijst – Je inbox is geen takenlijst, zet mail met taken daarom op een takenlijst die daar wel voor bedoeld is.

Archief – Je inbox is ook geen archief. Door je inbox wel als archief te gebruiken, bijvoorbeeld door afgehandelde berichten als gelezen te markeren, loop je het risico belangrijke mail uit het oog te verliezen. Verplaats mail waar geen actie (meer) in zit daarom naar een archiefmap.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Knip taken op in kleine stappen

Tue, 27 Sep 2022 05:24:46 GMT

Uitstelgedrag heeft vele oorzaken, maar vaak heeft het ermee te maken dat een taak te groot en te complex lijkt en dat je niet weet waar je moet beginnen. In dat geval is er een hele simpele truc die ervoor zorgt dat je wél aan een taak begint:

Knip taken op in kleine stappen

Een taak bestaat zelden uit één actie. Vaak zijn er meerdere stappen die doorlopen moeten worden om een taak te voltooien. Hier staan we vaak niet bij stil en zo vult onze takenlijst zich met algemene omschrijvingen zoals ‘kwartaalrapportage maken’ of ‘teamvergadering organiseren’. Een taak die op die manier geformuleerd is, nodigt niet uit om aan de slag te gaan. En dat komt omdat je nog wat denkwerk moet verrichten voordat je aan een dergelijke taak kunt beginnen.

In het boek ‘Zo wordt je een productiviteitsninja’ beschrijft Graham Allcott het scheiden van denken en doen. Hij beschrijft dit in termen als de ‘baas-modus’ enerzijds en de ‘werk-modus’ anderzijds. In de ‘baas-modus’ denk je na over taken en in de ‘werk-modus’ voer je enkel taken uit. We denken vaak dat het uitvoeren van taken energie kost, maar eigenlijk moeten we meer energie steken in het nadenken over taken. Als je dit denkwerk goed verricht, dan zal de uitvoering bijna vanzelf gaan. Of zoals Graham Allcott stelt ‘door denken en doen van elkaar te scheiden krikt het niveau aan beide kanten enorm op’.

Zet daarom eerst je ‘denkpet’ op en denk na welke acties allemaal nodig zijn om een taak te volbrengen en schrijf deze acties op. Zodra het weer tijd is om je ‘werkpet’ op te zetten, weet je direct wat je te doen staat en is de drempel om aan de slag te gaan veel lager.

Het opknippen van taken heeft vele voordelen. Je zult zien dat je minder tegen een taak op gaat zien , omdat je steeds maar een klein overzichtelijk stukje hoeft op te pakken. Bovendien kan een kleine stap makkelijker tussendoor, waardoor je ook op drukke dagen vooruitgang blijft boeken en je met een voldaan gevoel naar huis zult gaan. Ook zul je merken dat je minder stress hebt als de deadline nadert, omdat je als het goed is alleen nog de laatste kleine stap hoeft af te ronden.

Probeer het eens uit. Kies een taak van je takenlijst die uit meer dan één actie bestaat. Bedenk in welke kleine stappen je deze taak op kunt knippen en zet de eerste stap zodra je weer je ‘werkpet’ op hebt. Succes!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Maak een plan voor de dag

Mon, 05 Sep 2022 20:25:13 GMT

Een nieuwe werkdag begint en je hebt je voorgenomen er een productieve dag van te maken. Je takenlijst is de laatste tijd volgelopen en er komen deadlines in zicht . Je haalt een verse kop koffie en start je computer op, maar dan gaat de telefoon. De eerste brand dient zich aan en terwijl je druk aan het blussen bent, realiseer je je dat je eigenlijk al in een vergadering had moeten zitten. Je haast je al bellend naar de vergaderzaal en zo wordt de rest van de dag bepaald. Herkenbaar?! Zorg ervoor dat je minder geleefd wordt en:

Maak een plan voor de dag

Meestal is een deel van je dag al bepaald doordat er afspraken in je agenda staan gepland. Neem deze afspraken van tevoren door. Zijn alle afspraken bevestigd en is je aanwezigheid bij al deze afspraken echt vereist? Zo ja, houd er dan rekening mee dat je mogelijk ook tijd nodig hebt om naar deze afspraken toe te gaan en reserveer ook hiervoor tijd in je agenda. Reserveer daarnaast eventueel tijd om afspraken voor te bereiden of te verwerken. Bij de voorbereiding kun je denken aan het opstellen van een agenda, verzamelen van de status van uitgezette acties of het doornemen van de bijbehorende stukken. Na de afspraak heb je mogelijk tijd nodig om je takenlijst bij te werken met taken die uit de afspraak zijn voortgekomen of om notulen uit te werken.

Nu je agenda is gevuld met je afspraken en alle randzaken die erbij horen, is inzichtelijk geworden hoeveel tijd je over hebt om ander werk gedaan te krijgen. Wacht alleen nog heel even voordat je je takenlijst erbij pakt, want je zult ook tijd nodig hebben voor onvoorziene acties en terugkerende taken die niet op je takenlijst staan.

Bij terugkerende taken kun je denken aan het afhandelen van mail en onvoorziene acties zijn de welbekende brandjes die terplekke geblust moeten worden. Het is belangrijk om altijd een deel van je dag vrij te houden voor dergelijke zaken. Hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt is erg afhankelijk van het type werk dat je doet. Mogelijk vind je het lastig om een inschatting van de tijd te maken. Begin dan met bijvoorbeeld 1 of 1,5 uur en evalueer achteraf of dit voldoende of misschien te veel was. Zo leer je steeds beter een goede inschatting te maken. Haal de tijd die je hebt ingeschat af van de tijd die je over hebt voor taken.

Als je agenda is gevuld met afspraken en je een marge hebt bepaald voor de tijd die nodig is voor werkzaamheden die je niet goed kunt voorzien, heb je pas een realistisch beeld van de tijd die je daadwerkelijk kunt besteden aan taken. Misschien schrik je van de beperkte tijd die over is, maar je kunt nu wel een realistisch plan maken voor de taken waar je aan wilt werken. Op die manier kun je teleurstelling aan het einde van de dag voorkomen. Want een voornemen om een groot aantal taken van je takenlijst af te strepen, is gedoemd te mislukken als er feitelijk geen tijd is om aan taken te werken.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Verwerk mail in bulk

Fri, 24 Jun 2022 14:20:39 GMT

‘Als je wisselt van taak ben je af’ stellen Mark Tichelaar en Oscar de Bos in het boek Focus Aan/Uit. Focus draait erom het aantal wisselingen van aandacht te minimaliseren. Hoe beter je dit kunt, hoe productiever je bent en hoe minder stress je zult ervaren. En wat trekt meer aandacht dan een notificatie dat je een nieuw mail hebt ontvangen?! Als je meer uit je dag wilt halen, zet dan de notificaties van je emailprogramma uit en:

Verwerk mail in bulk

Verwerk een mail niet direct als deze binnenkomt, maar open je mailbox een paar keer per dag en verwerk dan alle nieuwe mail in bulk. Deze tip verbetert niet zo zeer de manier waarop je je mail verwerkt, het verbetert je concentratie om aan andere taken te werken. Als je tijdens het werken aan een taak wordt afgeleid, doordat er een nieuwe mail binnenkomt, dan ben je niet alleen de tijd kwijt die je aan de mail besteedt. Het kost ook weer tijd om je opnieuw op de taak te concentreren. Hoe vaker we worden afgeleid, hoe meer tijd dit kost.

Het is hierbij echt van belang om de notificaties van je emailprogramma uit te zetten. Je denkt misschien dat je notificaties kunt negeren, maar dat is vrijwel onmogelijk. Op het moment dat je hebt besloten geen aandacht aan een notificatie te besteden, is het al gebeurd. Bovendien moet je erg veel wilskracht hebben om een nieuwe mail niet te openen als je weet dat deze is binnengekomen. Je nieuwsgierigheid zal de strijd vaak winnen, ons brein is nu eenmaal gek op nieuwe dingen. Zeker als je met een moeilijke taak bezig bent, waar je even niet uitkomt, is het erg verleidelijk om tussendoor die nieuwe mail te lezen.

Ben je bang dat je vergeet om je mail te lezen als je de notificaties uit zet, zet dan een reminder in je agenda. Al kan ik me niet voorstellen dat je deze nodig hebt!

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

Creëer een waterdicht takensysteem

Wed, 17 Nov 2021 10:22:31 GMT

Je kent het wel, je wordt gebeld met de vraag of je iets wilt doen en je schrijft het op het eerste papiertje dat je tegenkomt. Of je ontvangt een mail met verschillende acties en je besluit de mail in je inbox te laten staan als reminder dat je dit later nog op moet pakken. Voor je het weet zijn je taken verspreid over notitieboekjes, kladblaadjes, post-its en je computer. Hoe houd je overzicht en bepaal je wanneer wat moet gebeuren? De oplossing hiervoor is verrassend eenvoudig:

Verzamel alle taken op één plek

Deze tip bestaat uit twee belangrijke elementen. Het gaat erom dat je álles verzamelt en dat je dit consequent op één vaste plek doet. Álles verzamelen is van belang omdat je moet proberen zo min mogelijk in je hoofd te houden. Je hersenen zijn beter in het verwerken van informatie dan in het vasthouden van informatie. Als je probeert alles te onthouden zul je stress ervaren omdat je bang bent toch iets te vergeten. Haal daarom alles uit je hoofd en verzamel het in een systeem daarbuiten.

Daarnaast is het van belang dat je alles op één plek verzamelt. Op die manier heb je één overzicht met alles wat er moet gebeuren en kun je een goede afweging maken wat je als eerste op moet pakken. Het doel van een takenlijst is niet om deze leeg te krijgen, het doel is dat je weloverwogen keuzes kunt maken en je tijd aan de juiste taken besteed.

Waar je je taken verzamelt is een persoonlijke afweging. Sommigen zweren nog steeds bij pen en papier, anderen gebruiken liever een digitaal takenmanagementsysteem. Het allerbelangrijkste bij de keuze van een systeem is dat de drempel om taken toe te voegen zo laag mogelijk moet zijn. Alleen dan is het makkelijk om je aan deze gouden regel te houden. Probeer deze gouden regel heel consequent toe te passen, net zolang tot het op de automatische piloot gaat. Het lijkt misschien maar een kleine aanpassing, maar je zult merken dat je meer rust gaat ervaren omdat je weten dat je taken goed zijn vastgelegd.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?

De kracht van de 2 minuten regel

Wed, 29 Sep 2021 19:56:31 GMT

In heel veel literatuur is een variant van de 2 minuten regel te vinden. Of het nu gaat om timemanagement of het effectief bijhouden van een mailbox, de uitleg is steeds hetzelfde:

Doe alles wat in twee minuten kan direct

De gedachte achter deze regel is dat als het meer tijd kost om een taak in een systeem te zetten dan om de taak zelf uit te voeren, het veel efficiënter is om het direct te doen. Ook is het efficiënter om een mail die je binnen 2 minuten kunt beantwoorden direct af te handelen dan de mail later opnieuw te moeten lezen. Behalve de tijdswinst die deze regel je op gaat leveren, zorgt deze regel er ook voor dat je niet de kans krijgt om tegen taken op te gaan zien. Bovendien loopt zo je mailbox of takenlijst niet vol met kleine taken, want ook een heleboel kleine taken kosten bij elkaar veel tijd.

Is dat het? Ja! Veel meer is het niet, maar dat is juist de kracht. Doordat deze regel zo eenvoudig is, is deze eenvoudig aan te leren. Pin je hierbij niet vast op de tijd. Soms wordt ook wel gesproken over taken die minder dan 5 of 10 minuten kosten. Het gaat om taken die gevoelsmatig klein zijn en makkelijk tussendoor kunnen. Kost een taak echter meer dan 15 minuten, dan is het aan te raden deze in te plannen. Een andere uitzondering moet je maken voor taken die je te binnenschieten, terwijl je al met iets anders bezig bent. Laat je niet afleiden, maar schrijf deze taak even op en pak het op zodra je klaar bent.

Probeer deze gouden regel in je hoofd te houden en consequent toe te passen, net zolang tot het op de automatische piloot gaat. Het lijkt misschien te klein om effect te hebben, maar je zult versteld staan hoezeer deze ene regel je productiviteit positief zal beïnvloeden.

Meer tips nodig over het organiseren van email, taken, informatie of tijd?